Før endelig beslutning fattes, må bedriftsledelsen sørge for å ha et velbegrunnet beslutningsgrunnlag. Ledelsen bør utforme forslag til nytt organisasjonskart, som dokumenterer bedriftens fremtidige behov for kompetanse og arbeidskraft og dermed gir en indikasjon på antall overtallige.

Ved masseoppsigelser (det vil si oppsigelse av mer enn 10 ansatte i løpet av 30 dager) plikter arbeidsgiver å gi skriftlig informasjon til de ansatte og deres tillitsvalgte. Herunder plikter arbeidsgiver å informere om årsaken til eventuelle oppsigelser, antall arbeidstakere som vil bli berørt, hvilke arbeidsgrupper disse tilhører samt over hvilken periode oppsigelser vil bli foretatt.

De ansatte og deres tillitsvalgte skal gis anledning til drøftelser med arbeidsgiver før beslutning om oppsigelse fattes. Ved masseoppsigelser skal det startes drøftinger ”så tidlig som mulig”. Poenget er at drøftingene skal skje så tidlig i prosessen at de blir reelle, i den forstand at arbeidstakernes syn og forslag skal høres og inngå som en del av arbeidsgivers beslutningsgrunnlag.

Ved masseoppsigelser plikter arbeidsgiver å underrette NAV. En masseoppsigelse får virkning tidligst 30 dager etter at NAV har fått melding.

En forutsetning for at arbeidsgiver kan gjennomføre nedbemanning med oppsigelse av en eller flere ansatte, er at det foreligger ”saklig grunn”. Dette må vurderes konkret for hver enkelt som blir berørt. Skyldes oppsigelsen driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, anses oppsigelsen ikke å være saklig begrunnet dersom bedriften har et ”annet passende arbeid” å tilby. Arbeidsgiver bør derfor ha et sterkt incitament til å undersøke udekket arbeidsbehov i bedriften forut for oppsigelse. Hvorvidt det eksisterer et annen passende arbeid må avgjøres konkret. Arbeidsgiver er ikke forpliktet til å opprette en ny stilling til den ansatte eller tilby en ledig stilling dersom den ansatte ikke har de kvalifikasjoner som kreves for stillingen. Som et ledd i saklighetsvurderingen, plikter arbeidsgiver også forut for oppsigelsen å foreta en interesseavveining mellom virksomhetens behov for nedbemanning og de ulemper en oppsigelse vil få for den enkelte ansatte. Dette må avklares under de individuelle drøftingsmøtene. Eksempler på individuelle forhold som kan få betydning er forsørgelsesbyrde, økonomiske situasjon, alder og utsikter på jobbmarkedet.

I forbindelse med nedbemanning vil situasjonen ofte være at enkelte slutter ved ”naturlig avgang”, typisk at de som har mulighet til det går av med AFP. Ofte tilbyr bedriften også en sluttpakkeordning, gjerne i form av etterlønn i et visst antall måneder uten arbeidsplikt. Dersom bedriften har økonomi til det, kan et tilbud om sluttpakke bidra til at flere ansatte slutter frivillig. Antall oppsigelser og derved muligheten for eventuell konflikt blir slik redusert. Risikoen er selvfølgelig at ansatte bedriften ønsker å beholde, takker ja til sluttpakke og forlater bedriften.

Når drøftelser er gjennomført og muligheten for omplassering og frivillige ordninger er vurdert, må arbeidsgiver foreta en utvelgelse av de ansatte som må gå. Utvelgelse skal skje på grunnlag av objektive kriterier som ansiennitet, kompetanse, sosiale forhold og alder. Kriteriene bør settes opp i samarbeid mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte, og bør følges kategorisk slik at utvelgelsen blir objektiv og rettferdig.

Ansiennitetsprinsippet er sterkt forankret i tariffavtalene mellom partene i arbeidslivet, og er et relevant utvelgelseskriterium også i bedrifter uten fagorganiserte. Erfaringsmessig vil fravikelse av ansiennitetsprinsippet ofte føre til intern misnøye og konflikt fordi mange er av den oppfatning at ansiennitetsprinsippet er ufravikelig. Ansiennitetsprinsippet kan imidlertid fravikes dersom det er saklige grunner for det. Slike grunner kan være kompetanse og personlig egnethet, sosiale forhold og alderssammensetning. Velger man å legge vekt på kvalifikasjoner fremfor ansiennitet, må man kunne dokumentere at det er foretatt en grundig vurdering av de ansatte som berøres og som saklig begrunner hvem av dem som er best kvalifisert. I tilfeller hvor det foreligger høy ansiennitet kombinert med høy alder, bør arbeidsgiver utvise forsiktighet med å fravike ansiennitetsprisnippet. En arbeidstaker som har nådd høy alder i arbeidslivet, vil ofte ha større problemer med å omstille seg til annet arbeid og større vanskeligheter med å få ny jobb. Dette bør arbeidsgiver ta særlig hensyn til. Dersom det er liten forskjell i ansiennitet mellom de berørte arbeidstakerne, skal det mindre til for å kunne legge vekt på andre utvelgelseskriterier.

Når utvelgelsen er gjennomført, er neste skritt formell oppsigelse. Arbeidsmiljøloven oppstiller bestemte krav til oppsigelsens form og innhold, og brudd på disse reglene kan medføre at oppsigelsen ikke står seg ved en rettslig tvist. Bedriften må derfor sørge for at den benytter seg av et skriv som tilfredsstiller lovens krav.

Å gjennomføre en nedbemanning er en krevende oppgave, og risikoen for å mislykkes vil alltid være til stede. Er ledelsen usikker på hvordan den skal gå frem i prosessen, bør det innhentes råd så tidlig som mulig enten hos advokat eller den arbeidsgiverorganisasjon bedriften er tilknyttet. Selv om man neppe kan betegne en nedbemanning som et ”vellykket” tiltak i seg selv, vil man i hvert fall med forholdsvis enkle grep kunne gjennomføre prosessen på best mulig måte for alle involverte.