Den såkalte ”e-postforskriften” ble vedtatt i januar og trådte i kraft 1. mars 2009. E-postforskriften inngår som et nytt kapittel 9 i personopplysningsforskriften (av 15.12.2000). Samtidig ble det tatt inn en ny § 9-5 i arbeidsmiljøloven som sier at arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakers e-post mv reguleres i personopplysningsforskriften.

1. Anvendelsesområde

Forskriften gjelder arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakers ”e-postkasse”. Med arbeidstakers e-postkasse menes e-postkasse arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet ved virksomheten. Reglene gjelder tilsvarende for arbeidsgivers adgang til gjennomsøking av og innsyn i arbeidstakers personlige område i virksomhetens datanett og i annet elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet ved virksomheten, for eksempel mobiltelefon og andre håndholdte elektroniske enheter.

Bestemmelsene gjelder dermed innsyn i:

• ansattes e-postkorrespondanse (innboks og utboks), kalender, kontakter og konkrete dokumenter i e-postkassen
• kontakter og korrespondanse i mobiltelefonen (sms og mms) samt lagrede videoopptak og bilder
• andre elektronisk lagrede dokumenter og korrespondanse i andre elektroniske kommunikasjonsmedier

Forutsetningen er at det er arbeidsgiver som eier utstyret, og at arbeidstakeren har fått utlevert utstyret eller tilgang til det for bruk i sitt arbeid. Bestemmelsene gjelder dermed ikke for innsyn i utstyr som den ansatte selv eier, selv om dette benyttes i arbeidet ved virksomheten. Arbeidsgiver vil som hovedregel være avskåret fra innsyn i slikt privateid utstyr, men unntak kan tenkes.

Bestemmelsene gjelder også for arbeidsgivers innsyn i opplysninger som arbeidstaker har slettet, men som finnes lagret på sikkerhetskopier eller lignende som arbeidsgiver har tilgang til. Reglene gjelder både overfor nåværende og tidligere arbeidstakere, samt andre som utfører, eller har utført, arbeid for arbeidsgiver, for eksempel konsulenter.

Bestemmelsene gjelder ikke for innsyn i opplysninger som er lagret på fellesområder eller e-postkasser som er felles for hele virksomheten. Alle med tilgangsrettigheter vil ha adgang til å lese dokumenter som er lagret der og arbeidsgiver har rett til innsyn uten at særlige vilkår må oppfylles først.

”Arbeidsgiver” vil ofte være en juridisk person. Da vil daglig leder og styret ha det øverste ansvaret for etterlevelse av regelverket. Virksomheten kan sette bort undersøkelsen til andre, for eksempel et granskningsutvalg. Arbeidsgiver må da gi utvalget en fullmakt og utvalget vil ikke få andre rettigheter med hensyn til innsyn enn det arbeidsgiver selv har.

2. Vilkår for innsyn

• når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten
• ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Innsyn skal være nødvendig for et konkret formål. Det betyr at dersom opplysningene lett kan fremskaffes uten innsyn i e-post, vil kravet til saklig begrunnelse ikke være oppfylt. Arbeidsgiver bør derfor prøve å få tak i informasjonen på annen måte før man går til det skritt å igangsette innsyn.

• Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften:
  Målestokken er hensynet til virksomhetens forsvarlige og rasjonelle kommersielle drift. Typisk ved arbeidstakers fravær dersom det er grunn til å tro at det er kommet virksomhetsrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiver trenger av driftshensyn. Tidsaspektet har stor betydning og korte akseptfrister kan begrunne innsyn selv ved svært korte fravær.
  
• Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten:
  Målestokken er hva man i alminnelighet anser som legitime hensyn ved en virksomhet. Det kan for eksempel tenkes at innsyn kan begrunnes med et legitimt behov for å ivareta virksomhetens rykte.
  
• Ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet:
  Kravet vil typisk være oppfylt dersom e-postkassen benyttes til straffbare forhold, for eksempel at den ansatte laster ned og/eller videresender ulovlig materiale eller ulovlig fildeling.
  
• Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed:
  For eksempel ved mistanke om at e-posten benyttes til trakassering av kolleger eller til utsending av spam eller e-post med skadelig eller illojalt innhold. Mistanken kan begrunnes i tips fra kolleger eller at informasjonen er fremkommet gjennom den generelle administrasjonen av virksomhetens IT-systemer.

3. Varsling eller underretning om innsyn

Ved innsyn skal arbeidstaker ”så langt som mulig” varsles og få anledning til å uttale seg før innsyn blir gjennomført. Det betyr at varsel ikke er et absolutt krav, men at det bør tilstrebes. Hvis innsyn skjer fordi arbeidsgiver skal svare på et tilbud med kort frist i arbeidstakers fravær, kan det ikke være et krav om varsling.

Varselet skal opplyse om:

• hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt
• hvilke rettigheter arbeidstaker har etter forskriften

Hvis det er mulig, skal arbeidstaker gis anledning til å være tilstede under gjennomføringen av innsynet, og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant. Arbeidstakeren kan imidlertid fritt avstå fra å være tilstede eller avstå fra å ha noen representant.

Er innsyn foretatt uten forutgående varsel, for eksempel på grunn av tidsnød eller fordi arbeidstakeren er vanskelig å få tak i, skal arbeidstaker gis skriftlig underretning etter at innsynet er gjennomført.

Underretningen skal opplyse om:

• hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt
• hvilke rettigheter arbeidstaker har etter forskriften
• hvilken metode for innsyn som ble benyttet,
• hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet
• resultatet av innsynet

4. Ved arbeidsforholdets opphør

Når arbeidsforholdet opphører, følger det av forskriftens § 9-4 at arbeidstakers e-postkasse skal avsluttes. Hovedregelen er at e-postkassens innhold, innhold i andre elektroniske kommunikasjonsmedier og dokumenter lagret elektronisk skal gjennomgås og lagres dersom drift av virksomheten tilsier at informasjonen fortsatt skal lagres. Arbeidstaker må gi arbeidsgiver tilgang til all dokumentasjon med tjenstlig innhold.

Arbeidsgiver kan kreve at arbeidstaker sorterer ut og arkiverer virksomhetsrelatert e-post og sletter e-post og dokumenter med privat innhold, før e-postkassen slettes. Innsyn i e-postkassen før avslutning av denne må følge de samme regler som beskrevet over.

5. Datainstruks

Arbeidsgiver bør lage klare og tydelige retningslinjer om bruk av virksomhetens datasystem. Det er imidlertid ikke adgang til å inngå avtale eller fastsette instruks om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse som fraviker bestemmelsene i e-postforskriften til ugunst for arbeidstaker. Hva som er til ugunst for den ansatte må vurderes konkret, men regler som gir arbeidsgiver større adgang til innsyn vil som hovedregel være til ugunst. Det er imidlertid intet i veien for at arbeidstakeren selv uoppfordret gir arbeidsgiver rett til innsyn, for eksempel ved uventet sykdom.

Råd for utarbeidelse av datainstruks for virksomheten:

• retningslinjer for bruk av datasystemet, mobiltelefoner og annet elektronisk utstyr, hvor det fremgår at disse er ment for å utføre arbeidsoppgaver
• instruks til de ansatte med vekt på tiltak som kan hindre behovet for innsyn, for eksempel bruk av fraværsassistent med opplysning om hvor virksomhetsrelatert e-post skal sendes i vedkommendes fravær, automatisk videresending av virksomhetsrelatert e-post etc.
• instruks om hvordan virksomhetsrelatert korrespondanse, elektroniske dokumenter og annet elektronisk materiale skal lagres slik at disse ikke blir liggende i arbeidstakers e-postkasse eller personlige område på datanettet
• det bør gå tydelig frem av instruksen at ansatte skal begrense de private aktivitetene på arbeidsgivers datasystem og annet elektronisk utstyr
• det bør fremgå hvorvidt det skal være tillatt å benytte e-postadressen til privat bruk
• dersom virksomheten tillater privat bruk, unngå uklare ord og fraser i beskrivelsen av omfang, som for eksempel at ”rimelig privat bruk” er tillatt. Det kan skape vanskelige tolkningsproblemer
• gjør de ansatte oppmerksom på at e-poster og elektroniske dokumenter som er private bør merkes med ”privat” i emnelinjen og/eller at disse skal lagres i et mappesystem som tydelig viser at innholdet er privat
• avtale om avslutning av e-postkassen ved arbeidsforholdets opphør
• definer eller gi eksempler på hva som anses som et grovt brudd som kan føre til e-postinnsyn i virksomheten
• definer eller gi eksempler på når det kan bli aktuelt med innsyn i e-post, hvem som kan beslutte at innsyn skal skje, og hvilken fremgangsmåte man vil benytte i slike tilfeller
• lag egne e-postadresser til tillitsvalgte som kan benyttes i deres tillitsverv